Algemene voorwaarden
Laatst bijgewerkt: augustus 2026
Artikel 1 – Definities
1. Opdrachtnemer: Hartvolhoofd, gevestigd te Amsterdam, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 98012177.
2. Opdrachtgever: De natuurlijke persoon of rechtspersoon (zoals een werkgever, HRafdeling of organisatie) die de opdracht verstrekt en/of de diensten van Opdrachtnemer afneemt.
3. Deelnemer: De natuurlijke persoon (zoals een medewerker) die feitelijk deelneemt aan de coaching, begeleiding of overige diensten.
4. Diensten: Alle door Opdrachtnemer te leveren werkzaamheden, waaronder individuele coachingtrajecten, check-ins, workshops, presentaties, groepsbegeleiding en advies.
Artikel 2 – Toepasselijkheid
1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, werkzaamheden, opdrachten en overeenkomsten tussen Opdrachtnemer en Opdrachtgever.
2. Afwijkingen van deze voorwaarden zijn slechts geldig indien deze uitdrukkelijk en schriftelijk (of per e-mail) tussen partijen zijn overeengekomen.
3. De toepasselijkheid van eventuele inkoop- of andere voorwaarden van Opdrachtgever wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.
Artikel 3 – Totstandkoming van de overeenkomst
1. Een overeenkomst komt tot stand zodra de Opdrachtgever schriftelijk of per e-mail akkoord geeft op een offerte, voorstel of afspraak van Opdrachtnemer.
2. Mondelinge afspraken zijn pas bindend nadat deze door Opdrachtnemer schriftelijk of per e-mail zijn bevestigd.
Artikel 4 – Uitvoering van de diensten & Trajectvoorwaarden
1. Opdrachtnemer voert de diensten uit naar beste inzicht en vermogen en overeenkomstig de eisen van goed vakmanschap.
2. De diensten betreffen een uitdrukkelijke inspanningsverplichting en geen resultaatverplichting of resultaatgarantie. Opdrachtnemer garandeert geen specifiek herstel-, verzuim- of prestatieresultaat.
3. Trajecten & Maximale doorlooptijd: Elk individueel coachingtraject kent een vastgestelde maximale doorlooptijd om de continuïteit en effectiviteit van het proces te borgen. Sessies en check-ins dienen binnen deze termijn te worden ingepland en afgenomen. Niet-ingeplande of niet-afgenomen sessies binnen de geldende termijn komen te vervallen, zonder recht op restitutie of vervangende credits.
4. Persoonsgebonden: Een coachingtraject is specifiek afgestemd op de overeengekomen Deelnemer en is niet overdraagbaar aan andere personen binnen of buiten de organisatie van Opdrachtgever.
Artikel 5 – Tarieven, Reiskosten en Betaling
1. Alle tarieven zijn vermeld in euro’s en zijn exclusief BTW, reiskosten, parkeerkosten en eventuele locatiekosten, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders is vermeld.
2. Pakketprijzen zijn inclusief de benodigde voorbereidingstijd en schriftelijke/procesmatige verslaglegging.
3. Betalingsvoorwaarden per dienst:
o Individuele Trajecten & Coaching: Betaling dient volledig te geschieden vóór aanvang van de eerste sessie/startdatum van het traject. Opdrachtnemer behoudt zich het recht voor de start van de werkzaamheden op te schorten totdat de betaling is ontvangen.
o Presentaties, Workshops & Groepssessies: Betaling dient te geschieden binnen 14 dagen na factuurdatum (welke na uitvoering van de dienst wordt verzonden), tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
4. Bij overschrijding van de betalingstermijn is Opdrachtgever van rechtswege in verzuim. Opdrachtgever is vanaf dat moment de wettelijke handelsrente verschuldigd, alsmede alle buitengerechtelijke incassokosten (met een minimum van € 75,-).
Artikel 6 – Annulering en verplaatsing van diensten
1. Verzetten of afzeggen van individuele sessies (coaching):
o Een geplande individuele sessie of check-in kan tot uiterlijk 48 uur voor de afgesproken tijd kosteloos door de Deelnemer of Opdrachtgever worden verplaatst of afgezegd.
o Bij annulering of verplaatsing binnen 48 uur voor aanvang, of bij het niet verschijnen op de afspraak (no-show), wordt de sessie als afgenomen beschouwd en/of worden de volledige kosten van de betreffende sessie in rekening gebracht.
2. Annulering van een volledig individueel traject:
o Annulering van een gehele opdracht door Opdrachtgever dient schriftelijk of per e-mail te geschieden.
o Na akkoord op de offerte/overeenkomst is bij annulering te allen tijde 35% van de totale hoofdsom (excl. BTW) verschuldigd als vergoeding voor reeds verrichte voorbereiding, administratie en gereserveerde capaciteit.
o Bij annulering tussen 14 en 7 dagen voor de geplande startdatum is 50% van het totale factuurbedrag verschuldigd.
o Bij annulering binnen 7 dagen voor de geplande startdatum is 75% van het totale factuurbedrag verschuldigd.
o Bij annulering binnen 3 dagen voor de geplande startdatum, of bij tussentijdse opzegging na aanvang van het traject, is 100% van het totale factuurbedrag verschuldigd.
3. Annulering van Presentaties, Workshops en Groepssessies:
o Bij annulering van een presentatie, workshop en/of groepstraining tot 14 dagen voor de afgesproken datum is 50% van het totale factuurbedrag verschuldigd.
o Bij annulering binnen 14 dagen voor de afgesproken datum is 100% van het totale factuurbedrag verschuldigd. Verplaatsing van een workshop of presentatie
is uitsluitend mogelijk in schriftelijk overleg en afhankelijk van de beschikbaarheid van Opdrachtnemer.
4. Verhindering Opdrachtnemer:
o Indien Opdrachtnemer wegens ziekte, overlijden van een nabestaande of overige overmacht verhinderd is, wordt in overleg met Deelnemer of Opdrachtgever op zo kort mogelijke termijn een vervangende datum gepland. Opdrachtnemer is in dit
geval nimmer gehouden tot vergoeding van enige schade of kosten bij Opdrachtgever of Deelnemer.
Artikel 7 – Vertrouwelijkheid, Privacy (AVG) & Rapportage
1. Opdrachtnemer is verplicht tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die tijdens de uitvoering van de opdracht wordt verkregen. Inhoudelijke gesprekken tussen Opdrachtnemer en Deelnemer vallen onder het beroepsgeheim van de coach.
2. Opdrachtnemer verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
3. Inhoudelijke informatie uit de coaching sessies wordt niet met de Opdrachtgever (werkgever/HR) gedeeld, tenzij de Deelnemer hiervoor vooraf uitdrukkelijk en schriftelijk toestemming heeft gegeven. Eventuele terugkoppeling aan Opdrachtgever beperkt zich tot procesmatige voortgang en aanwezigheid.
Artikel 8 – Intellectueel Eigendom
1. Alle door Opdrachtnemer verstrekte materialen, opdrachten, presentaties, methodieken, opbouw en documenten blijven het intellectueel eigendom van Opdrachtnemer.
2. Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Opdrachtnemer mogen deze materialen niet worden verveelvoudigd, openbaar gemaakt of ter beschikking worden gesteld aan derden buiten de organisatie van Opdrachtgever.
Artikel 9 – Beoordelingen, Referenties en Logogebruik
1. Opdrachtnemer heeft het recht om na afronding van een traject, presentatie of workshop de Opdrachtgever te vragen om een evaluatie of beoordeling (review).
2. Opdrachtnemer is gerechtigd om de verkregen beoordeling, alsmede de handelsnaam en het bedrijfslogo van Opdrachtgever, te gebruiken voor uitingen op haar website, social media en overige marketingmaterialen ten behoeve van referentiedoeleinden.
3. Indien Opdrachtgever bezwaar heeft tegen het gebruik van de bedrijfsnaam, het logo of een specifieke quote, dient Opdrachtgever dit voorafgaand aan of uiterlijk bij aanvang van de opdracht schriftelijk of per e-mail kenbaar te maken.
Artikel 10 – Aansprakelijkheid
1. Opdrachtnemer is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreeks gevolg is van een toerekenbare tekortkoming in de uitvoering van de overeenkomst.
2. Opdrachtnemer is nimmer aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder begrepen gederfde winst, gemiste besparingen, bedrijfsstagnatie, letselschade of schade voortvloeiend uit beslissingen die de Deelnemer of Opdrachtgever heeft genomen op basis van de diensten.
3. De totale aansprakelijkheid van Opdrachtnemer is in alle gevallen beperkt tot maximaal het factuurbedrag van de betreffende opdracht (excl. BTW).
4. De in dit artikel opgenomen beperkingen gelden niet indien de schade te wijten is aan opzet of grove schuld van Opdrachtnemer.
Artikel 11 – Overmacht
1. Onder overmacht wordt verstaan elke van de wil van Opdrachtnemer onafhankelijke omstandigheid waardoor de nakoming van haar verplichtingen geheel of gedeeltelijk wordt verhinderd, ongeacht of deze omstandigheid bij het aangaan van de overeenkomst te voorzien was.
2. Onder overmacht wordt in ieder geval – maar niet uitsluitend – begrepen: langdurige of ernstige ziekte van Opdrachtnemer, overlijden van een familielid of naaste, overheidsmaatregelen, epidemieën/pandemieën, brand, technische storingen, netwerkuitval en ernstige vervoersstoringen.
3. In geval van overmacht heeft Opdrachtnemer het recht de uitvoering van de overeenkomst op te schorten, dan wel de overeenkomst geheel of gedeeltelijk te ontbinden, zonder dat Opdrachtnemer gehouden is tot enige schadevergoeding.
4. Indien de overmachtssituatie langer dan 60 dagen voortduurt, zijn beide partijen gerechtigd de overeenkomst schriftelijk te ontbinden voor het niet-uitgevoerde deel, waarbij het reeds geleverde werk naar verhouding wordt afgerekend.
Artikel 12 – Toepasselijk recht en geschillen
1. Op alle rechtsbetrekkingen waarbij Opdrachtnemer partij is, is uitsluitend het Nederlands recht van toepassing.
2. Partijen zullen eerst proberen een geschil in onderling overleg op te lossen.
3. Indien een geschil niet in onderling overleg kan worden opgelost, wordt dit voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Amsterdam.