Laatst bijgewerkt: augustus 2026

Hartvolhoofd, gevestigd te Amsterdam en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 98012177, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens:

Website: www.hartvolhoofd.nl

E-mail: info@hartvolhoofd.nl

Vestigingsplaats: Amsterdam

1.  Persoonsgegevens die wij verwerken

Hartvolhoofd verwerkt je persoonsgegevens doordat je gebruikmaakt van onze diensten en/of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt (bijvoorbeeld via het contactformulier, e-mail of tijdens een traject).

Wij verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens:

•        Contactpersonen bij Opdrachtgevers (B2B/HR/Werkgevers):

o   Voor- en achternaam o           Zakelijke adresgegevens o         Zakelijk e-mailadres en telefoonnummer o            Functietitel

o   Betalings- en factuurgegevens

•        Deelnemers / Coachees:

o   Voor- en achternaam o           E-mailadres en telefoonnummer o      Functie en organisatienaam

o   Procesmatige voortgangsgegevens en afspraaknotities ten behoeve van de coaching

•        Websitebezoekers:

o   Gegevens die je zelf invult via het contactformulier (naam, e-mailadres, telefoonnummer en bericht)

o   IP-adres en informatie over je activiteiten op onze website (indien van toepassing via functionele/analytische cookies)

2.  Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens

Onze diensten richten zich niet op het verzamelen van bijzondere persoonsgegevens (zoals medische gegevens). Tijdens coaching sessies kan een Deelnemer persoonlijke informatie delen. Hartvolhoofd behandelt deze informatie met de hoogste mate van vertrouwelijkheid (beroepsgeheim) en verwerkt geen medische diagnoses. Onze website en diensten hebben niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar.

3. Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

Hartvolhoofd verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

1.     Uitvoering van de overeenkomst: Om contact te onderhouden, offertes op te stellen, coaching sessies, workshops of presentaties in te plannen en uit te voeren.

2.     Financiële administratie: Om facturen te sturen en de administratie af te handelen (wettelijke verplichting).

3.     Communicatie: Om te reageren op vragen of verzoeken via het contactformulier of email (gerechtvaardigd belang).

4.     Marketing: Om (na afronding van een traject) om een evaluatie/review te vragen, mits daarvoor toestemming is gegeven.

4.  Hoe lang wij persoonsgegevens bewaren

Hartvolhoofd bewaart je persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen:

•        Administratieve en fiscale gegevens (facturen, offertes, klantgegevens): 7 jaar (conform de wettelijke fiscale bewaarplicht van de Belastingdienst).

•        Traject- en coachingnotities: Maximaal 2 jaar na afronding van het coachingtraject, waarna deze definitief worden vernietigd/verwijderd.

•        Contactformulier & e-mail-/correspondentiegegevens: Maximaal 1 jaar na het laatste contact, tenzij er een overeenkomst uit voortvloeit.

5.  Delen van persoonsgegevens met derden

Hartvolhoofd verkoopt jouw gegevens nimmer aan derden. Wij verstrekken gegevens uitsluitend aan derden als dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Met bedrijven die jouw gegevens verwerken in onze opdracht (zoals onze hostingprovider, emailservice, boekhoudsoftware en eventuele videobelplatforms), sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. Hartvolhoofd blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Belangrijk inzake coaching: Inhoudelijke informatie uit coaching sessies met Deelnemers wordt nooit gedeeld met de werkgever/opdrachtgever, tenzij de Deelnemer hiervoor vooraf uitdrukkelijk schriftelijke toestemming heeft gegeven.

6.  Cookies of vergelijkbare technieken

Hartvolhoofd gebruikt alleen technische en functionele cookies, dan wel analytische cookies die geen inbreuk maken op je privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en jouw gebruiksgemak. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. 

7.  Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen 

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te laten verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken, bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door Hartvolhoofd en recht op gegevensoverdraagbaarheid. 

Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering of gegevensoverdraging sturen naar info@hartvolhoofd.nl.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, kunnen wij je vragen om een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart ter bescherming van je privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken, op jouw verzoek.

Hartvolhoofd wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

8.  Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Hartvolhoofd neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Onze website maakt gebruik van een betrouwbaar SSL-certificaat (herkenbaar aan het slotje in de adresbalk) en we maken gebruik van beveiligde e-mailverbindingen en apparatuur.

Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan direct contact op via info@hartvolhoofd.nl.